La banque colombienne Bancolombia a annoncé avoir significativement optimisé ses processus de reporting réglementaire grâce à la plateforme de Workiva. L’établissement financier affirme avoir réduit de 57 % le temps nécessaire à la préparation de son Form 20-F destiné à la Securities and Exchange Commission (SEC) américaine.
Cette transformation intervient dans un contexte de renforcement des exigences réglementaires et d’accélération des délais de publication des rapports financiers.
Une pression réglementaire croissante
En 2024, Bancolombia s’est fixé comme objectif de moderniser et d’accélérer son processus de dépôt du Form 20-F. Jusqu’alors, cette procédure reposait largement sur des traitements manuels impliquant près de 150 collaborateurs répartis dans 45 fonctions différentes.
Selon l’entreprise, le cycle complet nécessitait environ quatre mois de travail, soit 79 jours ouvrés, et générait près de 1 000 échanges par e-mail entre les équipes.
La situation s’est complexifiée avec l’introduction de la Circular 012, une exigence réglementaire locale imposant l’unification du Form 20-F avec le rapport annuel de gestion, réduisant ainsi le délai d’exécution de quatre à deux mois.
Une centralisation des données financières
Pour répondre à ces nouveaux enjeux, Bancolombia a choisi la plateforme Workiva afin de centraliser les données financières, renforcer la collaboration entre les équipes et améliorer la traçabilité des informations.
La banque explique avoir retenu la solution notamment pour ses fonctionnalités dédiées au reporting SEC, sa gestion collaborative multi-utilisateurs et ses capacités d’audit trail permettant de suivre les modifications et validations des données.
L’utilisation de la plateforme a également permis de limiter les versions multiples de documents circulant par e-mail et de simplifier les échanges entre les différentes équipes internes et externes.
Des gains opérationnels mesurables
D’après les chiffres communiqués par Bancolombia, le temps consacré à la collecte des données pour le Form 20-F est passé de 79 à 34 jours ouvrés après le déploiement de Workiva.
L’établissement indique également avoir réduit son risque opérationnel de 70 % grâce à une meilleure centralisation des informations et à l’automatisation de plusieurs tâches de reporting.
Plusieurs départements auraient bénéficié de gains de temps importants :
- l’équipe comptable a économisé plus de 80 heures pour automatiser les états financiers consolidés ;
- les équipes juridiques ont réalloué plus de 80 heures à des travaux liés aux politiques de divulgation ;
- le département relations investisseurs a récupéré plus de 200 heures pour automatiser certains communiqués financiers et produire des supports graphiques.
Une adoption progressive
Le projet a débuté avec une équipe restreinte de trois personnes avant de s’étendre à près de 90 participants lors du pilote du Form 20-F 2024.
Aujourd’hui, plus de 300 collaborateurs seraient impliqués dans différents espaces de travail de la plateforme, y compris au niveau de la holding Grupo Cibest.
Bancolombia précise également envisager une extension de l’utilisation de Workiva à plusieurs banques régionales d’Amérique centrale, notamment Banistmo, Banagrícola et BAM.
Le cas de Bancolombia illustre la volonté croissante des institutions financières d’automatiser leurs processus de reporting réglementaire afin de répondre à des exigences de conformité toujours plus strictes.
Les plateformes spécialisées comme Workiva cherchent ainsi à se positionner comme des outils capables de centraliser les données financières, réduire les traitements manuels et améliorer la collaboration entre les équipes finance, juridique et conformité.
