Dans un contexte où les organisations à but non lucratif doivent optimiser chaque ressource disponible, la maîtrise des processus financiers devient un enjeu stratégique. C’est le constat qu’a fait United Way East Ontario, qui a entrepris de moderniser sa gestion budgétaire afin de gagner en efficacité, en visibilité et en collaboration.
United Way East Ontario est une organisation à but non lucratif qui œuvre au soutien des communautés de l’Est de l’Ontario. À travers ses campagnes de collecte de fonds, ses partenariats et ses programmes de financement, l’organisation accompagne de nombreuses associations locales et contribue à répondre à des enjeux sociaux majeurs tels que la pauvreté, l’inclusion et le développement communautaire.
Pour mener à bien cette mission, l’organisation gère de multiples centres de coûts, projets et activités de financement, ce qui implique des processus budgétaires particulièrement complexes.
Un système budgétaire devenu difficile à maintenir
Lorsque Jason Kempt a rejoint United Way East Ontario en tant que directeur principal Finance et Comptabilité, il a rapidement identifié plusieurs limites dans les méthodes de travail existantes.
L’organisation s’appuyait principalement sur un ensemble de feuilles de calcul Excel développées au fil des années. Réparties entre différents services, ces feuilles étaient devenues difficiles à consolider et à contrôler. La multiplication des formules, des liens entre fichiers et des versions successives augmentait considérablement le risque d’erreurs.
Cette situation mobilisait un temps important pour les équipes financières, qui devaient régulièrement vérifier les données, corriger les incohérences et consolider manuellement les informations provenant de plusieurs sources.
Une organisation confrontée à des défis de complexité croissante
La structure même de United Way East Ontario renforçait cette complexité. L’organisation fonctionne avec de nombreux centres de coûts et codes comptables, tout en assurant la gestion de campagnes caritatives pour diverses associations, notamment dans le cadre des programmes fédéraux canadiens.
Cette activité génère des mécanismes de réaffectation et de récupération des coûts particulièrement sophistiqués. Dans un environnement reposant essentiellement sur des feuilles Excel indépendantes, il devenait difficile d’obtenir une vision consolidée et actualisée de la situation financière.
Les responsables opérationnels ne pouvaient pas mesurer immédiatement l’impact de leurs décisions budgétaires sur les résultats globaux de l’organisation, ce qui ralentissait les prises de décision.
Le choix d’une solution plus collaborative
Afin de simplifier ses processus et de réduire les risques liés aux feuilles de calcul, United Way East Ontario a choisi d’adopter la plateforme Budgyt.
L’objectif était double : centraliser les données financières et permettre aux différentes parties prenantes de collaborer au sein d’un environnement unique.
Grâce à l’automatisation de la consolidation et à l’accès partagé aux données, les équipes ont pu disposer d’une vision en temps réel de leurs budgets et des conséquences financières de leurs arbitrages.
Une adoption rapide par les utilisateurs
L’un des résultats les plus marquants du projet a été la rapidité avec laquelle les utilisateurs se sont approprié la solution.
Malgré des profils et des habitudes de travail très différents, les responsables de département ont rapidement intégré Budgyt dans leurs processus quotidiens. Cette adoption rapide a permis d’accélérer la transition et de réduire les résistances habituellement observées lors de la mise en place d’un nouvel outil financier.
L’interface intuitive et la simplicité d’utilisation ont notamment contribué à rendre les exercices budgétaires plus fluides et plus accessibles aux équipes non financières.
Des échanges davantage centrés sur la stratégie
L’amélioration de la collaboration a également transformé la manière dont les budgets étaient construits et analysés.
Les équipes ont progressivement consacré moins de temps à résoudre des problèmes techniques liés aux fichiers Excel et davantage à discuter des priorités opérationnelles, des activités à financer et des perspectives de développement.
Cette évolution a été particulièrement visible lors des réunions budgétaires et des échanges avec les instances dirigeantes, où les discussions ont pu se concentrer sur les enjeux stratégiques plutôt que sur la fiabilité des données.
Une meilleure visibilité pour orienter les décisions
L’accès à une information consolidée et actualisée a permis à United Way East Ontario d’identifier plus facilement les évolutions de ses différentes sources de financement.
L’organisation a ainsi pu mieux analyser la baisse de certaines recettes de collecte de fonds, tout en repérant des opportunités de croissance du côté des subventions gouvernementales. Cette visibilité accrue a facilité l’allocation des ressources vers les initiatives les plus porteuses.
Une transformation au service de la mission sociale
Au-delà des gains de productivité, cette modernisation a permis aux équipes de consacrer davantage de temps à leur mission première : soutenir les associations et les communautés qu’elles accompagnent.
En remplaçant un environnement budgétaire fragmenté par une plateforme collaborative, United Way East Ontario a renforcé la fiabilité de ses données financières, amélioré la qualité de ses décisions et simplifié le travail quotidien de ses collaborateurs.
Cette expérience illustre comment les organisations à but non lucratif peuvent elles aussi tirer parti des outils modernes de planification financière pour gagner en efficacité tout en restant pleinement concentrées sur leur impact social.
source : Budgyt
