Passer d’une gestion financière reposant sur de nombreux fichiers Excel à des processus centralisés et automatisés : c’est le choix qu’a fait Mission Health Communities, un opérateur américain spécialisé dans les résidences pour personnes âgées et les établissements de soins et de rééducation. En déployant la solution EPM Prophix, l’entreprise a progressivement simplifié ses opérations financières, amélioré son accès aux données et obtenu un retour sur investissement de 110 % en 18 mois, selon le bilan présenté par l’éditeur.
Une organisation financière freinée par Excel
Présente dans plusieurs États américains, Mission Health Communities devait coordonner la gestion financière de plus de 30 établissements. La préparation des budgets reposait principalement sur Excel, avec des modèles différents selon les sites, de nombreux échanges entre les équipes locales et le siège, ainsi que des risques d’erreurs et de doublons.
Cette organisation compliquait également le reporting et l’analyse des performances. Pour obtenir certaines informations, les équipes devaient solliciter les établissements et les différents services, ce qui limitait leur capacité à suivre rapidement les indicateurs financiers et à identifier les écarts.
Face à ces difficultés, l’entreprise a engagé une réflexion sur ses outils de pilotage. Son objectif était de disposer d’une source de données centralisée, de fiabiliser ses reportings et de mieux adapter ses processus financiers aux spécificités de son activité.
Prophix pour centraliser et automatiser les processus financiers
Au début de l’année 2019, Mission Health Communities a évalué plusieurs solutions, dont Workday Adaptive Planning et Prophix Cloud. L’entreprise a finalement retenu Prophix en mai 2019, notamment pour son interface accessible, ses fonctionnalités d’analyse et ses modèles de reporting disponibles dès le déploiement.
La mise en œuvre a duré deux mois. En août 2019, Mission Health Communities a commencé à utiliser la plateforme pour ses principaux processus de gestion financière et de reporting, ainsi que pour la planification des rémunérations.
Les équipes ont alors pu consulter les données, commenter les informations et gérer les validations directement dans l’outil. La centralisation des budgets a également supprimé une partie du travail de consolidation manuelle des fichiers transmis par les établissements.
Cette évolution a modifié le rôle des équipes financières. Au-delà de la production des rapports, elles ont pu consacrer davantage de temps à l’analyse des écarts, à l’identification des facteurs de coûts et à l’accompagnement des décisions de gestion.
Des gains mesurables dans les opérations quotidiennes
Les premiers bénéfices ont concerné plusieurs processus. La clôture mensuelle a été accélérée de près de 15 %, tandis que la préparation budgétaire est passée de quatre à trois semaines. Le temps consacré à la revue des budgets a, quant à lui, diminué de 66 %.
La plateforme a également amélioré l’accès à l’information. Les collaborateurs peuvent consulter directement les données nécessaires à leur activité, sans devoir systématiquement passer par le service comptable. La disponibilité d’indicateurs actualisés et d’analyses des écarts contribue ainsi à une meilleure visibilité sur la performance des établissements.
L’utilisation de Prophix ne s’est toutefois pas limitée au reporting et à la budgétisation. En 2020, pendant la pandémie de COVID-19, Mission Health Communities a développé un modèle de suivi de ses équipements de protection individuelle. L’entreprise devait alors contrôler les stocks de plusieurs établissements, suivre leur consommation et mieux maîtriser les coûts associés.
Selon Prophix, ce modèle a été conçu et déployé en trois jours. L’éditeur estime que cette initiative a permis d’éviter plus de 200 000 dollars de coûts de personnel, en limitant le recours aux ressources qui auraient été nécessaires pour réaliser ce travail avec les processus Excel existants.
Un retour sur investissement de 110 % en 18 mois
Au-delà des gains opérationnels, Mission Health Communities a évalué les retombées économiques de son projet. L’analyse présentée par Prophix prend en compte les coûts du logiciel, du personnel, des prestations professionnelles et de la formation sur une période de trois ans.
Les bénéfices considérés comprennent notamment les économies de personnel liées au suivi des équipements de protection individuelle, ainsi que les gains de temps réalisés dans le reporting, la budgétisation et la clôture financière.
Sur cette base, Prophix indique que Mission Health Communities a atteint un retour sur investissement de 110 % en seulement 18 mois.
Ce résultat illustre l’intérêt d’une démarche EPM qui ne se limite pas à l’automatisation de tâches isolées. En centralisant les données et en harmonisant les processus, une plateforme de pilotage peut également améliorer la qualité de l’information financière, faciliter la collaboration et permettre aux équipes de se concentrer davantage sur l’analyse.
L’expérience de Mission Health Communities montre ainsi comment l’évolution des outils de gestion financière peut produire des gains concrets, à condition de répondre aux difficultés opérationnelles réelles de l’organisation.
source : Prophix
