Pendant longtemps, les équipes financières de Fairstone Financial ont travaillé avec une réalité familière à de nombreuses entreprises : plusieurs systèmes, beaucoup de fichiers Excel et de nombreuses heures consacrées à vérifier que les chiffres étaient bien les bons.
Pour cette banque canadienne, qui propose notamment des prêts, des crédits immobiliers et du financement automobile, la croissance et les acquisitions avaient progressivement complexifié l’environnement financier. Deux ERP devaient être alimentés et rapprochés, tandis que différentes solutions de planification étaient également utilisées. Une organisation qui répondait aux besoins de chaque étape, mais qui finissait par créer un ensemble difficile à piloter.
Kamil Wolski, Senior Manager of Financial Systems chez Fairstone Financial, décrit cette période comme un véritable enchevêtrement de systèmes. Les équipes consacraient alors une grande partie de leur temps à récupérer les données, construire des tableaux, préparer les reportings et effectuer des réconciliations dans Excel.
Le problème n’était pas seulement technologique. Derrière ces tâches répétitives se trouvait une question plus importante : combien de temps restait-il réellement aux équipes financières pour analyser les résultats et aider l’entreprise à prendre ses décisions ?
Sortir de la dépendance aux fichiers Excel
À mesure que Fairstone Financial intégrait de nouvelles activités et de nouveaux systèmes, la complexité augmentait. Une ancienne acquisition utilisait Anaplan, tandis que Fairstone s’appuyait également sur Adaptive Insights pour certains besoins de planification.
Les données financières se retrouvaient donc réparties entre plusieurs environnements. Les équipes devaient régulièrement rapprocher les informations, contrôler les chiffres et reconstruire certains reportings.
Dans ce contexte, Excel restait un outil central. Il permettait de réaliser de nombreuses opérations, mais au prix d’un travail manuel important.
Fairstone a alors cherché une autre approche : réunir davantage de processus financiers au sein d’une même plateforme.
OneStream comme source unique
C’est dans cette démarche que l’entreprise a retenu OneStream.
L’objectif était de disposer d’une plateforme capable de réunir plusieurs fonctions financières dans un même environnement : consolidation, planification, reporting, rapprochement des transactions, réconciliations et gestion des écritures comptables.
Cette approche devait permettre de réduire les manipulations entre différents systèmes et surtout de créer une source commune pour les données financières.
La mise en œuvre a commencé par plusieurs fonctionnalités clés. Fairstone Financial a notamment déployé la consolidation, le transaction matching, les réconciliations et le Journal Entry Manager.
Mais la transformation ne s’est pas arrêtée à la mise en place de ces fonctionnalités.
Des reportings qui changent le quotidien des équipes
L’un des changements les plus concrets concerne les reportings.
Les équipes ont pu construire dans OneStream des rapports destinés à remplacer une partie des fichiers Excel utilisés auparavant. Des informations qui nécessitaient auparavant plusieurs étapes de préparation peuvent désormais être générées directement depuis la plateforme.
Pour les équipes financières, le changement est surtout une question de temps et de confiance.
Au lieu de passer une partie de leur journée à vérifier les feuilles de calcul, rapprocher les données et rechercher d’éventuelles différences entre plusieurs sources, elles peuvent davantage se concentrer sur les écarts et leur interprétation.
Autrement dit, le travail évolue progressivement de la validation des chiffres vers l’analyse des chiffres.
C’est précisément le type d’évolution recherché par les directions financières : disposer de données suffisamment fiables pour pouvoir consacrer davantage de temps à comprendre ce qui se passe dans l’entreprise et à expliquer les résultats aux dirigeants.
Une transformation qui continue avec l’IA
Pour Fairstone Financial, l’histoire ne s’arrête toutefois pas avec la consolidation et le reporting.
L’entreprise regarde désormais vers les capacités d’intelligence artificielle proposées par OneStream, notamment à travers ses agents dédiés aux processus financiers.
La prévision constitue l’un des domaines identifiés comme particulièrement intéressants. L’idée est de pouvoir accélérer certaines étapes de forecasting, mais également d’aider les équipes à analyser et à expliquer les variations observées dans les résultats.
Cette évolution s’inscrit dans une logique assez simple : après avoir cherché à réunir les données et automatiser les tâches répétitives, les équipes financières peuvent désormais chercher à utiliser l’IA pour aller plus vite dans l’analyse et la préparation des décisions.
De la complexité à une finance plus analytique
L’expérience de Fairstone Financial illustre finalement une transformation qui dépasse le simple remplacement d’Excel.
Le point de départ était un environnement composé de plusieurs ERP, de différentes solutions de planification et de nombreux processus manuels. L’arrivée de OneStream a permis à l’entreprise de rapprocher plusieurs fonctions financières au sein d’une même plateforme et de réduire une partie du travail consacré aux réconciliations et aux reportings.
La prochaine étape porte désormais sur l’automatisation et l’intelligence artificielle.
Le parcours de Fairstone montre ainsi comment un projet EPM peut progressivement changer le quotidien d’une équipe financière : moins de temps consacré à chercher, contrôler et réconcilier les données, et davantage de temps disponible pour analyser les résultats, expliquer les écarts et accompagner les décisions de l’entreprise.
Une évolution qui rappelle que, derrière la technologie, l’enjeu d’une transformation financière reste avant tout humain : permettre aux équipes de consacrer davantage de temps aux tâches qui apportent réellement de la valeur au pilotage de l’entreprise.
source : Onestream
